Certaines entreprises décident de procéder à un déménagement pour profiter de locaux plus spacieux ou plus abordables, pour la fusionner avec d’autres, ainsi que pour faciliter l’accès à la clientèle et aux prospects. Cependant, il s’agit d’un projet qui doit être parfaitement maîtrisé pour être le moins contraignant possible. Il existe quelques astuces pratiques pour organiser correctement le déménagement de son entreprise.
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Faire appel à une société de déménagement
Lorsqu’une entreprise qui déménage fonctionne depuis plusieurs années, ses locaux comptent certainement plusieurs pièces. La démarche devient complexe et peut s’étendre sur plusieurs mois. Ainsi, il est recommandé de faire appel à un spécialiste du déménagement pour accélérer le processus et obtenir un résultat de qualité meilleure. En effet, il s’agit généralement d’équipe de professionnels formée pour réaliser le déménagement de toute sorte d’entreprises, quel que soit sa taille ou son domaine d’activité, et ce, en un temps record.
Ce type de professionnel se sert d’une check-list pour organiser un déménagement des étapes prioritaires aux tâches les moins importantes pour ne rien oublier. Faire appel à ces spécialistes garantit une meilleure sécurité et un plus grand soin des affaires de l’entreprise lors d’un déménagement. Pour ce faire, les professionnels se chargent dans un premier temps de faire un emballage sur mesure pour chaque type de biens en fonction de leur fragilité.
Ensuite, ils emploient des véhicules utilitaires adaptés au déménagement et certains équipements de sécurité (sangles, housses, monte-meuble, etc.) en fonction du type d’affaires à déplacer. Ces précautions permettent de garder les affaires intactes de l’ancien local de l’entreprise au nouveau.
Une entreprise de déménagement, lorsqu’elle est performante, propose un service complet. Celui-ci peut inclure par exemple le nettoyage des locaux après le déménagement, la location de garde-meuble, etc. L’entreprise qui fait l’objet d’une relocalisation peut également bénéficier d’une assurance déménagement durant toute l’opération. Ce dispositif protège le patrimoine de l’entreprise et permet à celle-ci de toucher une indemnisation en cas de sinistre (vol, destruction, perte, etc.).
Profiter d’un déménagement pour faire un tri
Le déménagement offre l’occasion de mieux organiser les affaires de l’entreprise pour optimiser la place dans le nouveau local. Pour cela, le tri est nécessaire. En effet, il arrive souvent qu’au fil du temps, l’entreprise accumule des effets qui ne lui sont pas véritablement utiles. Il peut s’agir par exemple :
- de documents papier,
- de meubles (chaises, fauteuils, tables, etc.),
- d’appareils (photocopieuse, ordinateur, déchiqueteuse, imprimante, calculatrice, etc.),
- de supports publicitaires (posters, tee-shirt, casquettes, clés USB, etc.),
- d’accessoires bureautiques (classeurs, tampons, etc.).
On peut également citer le matériel de production, les matières premières ou les produits invendus selon le type de société. Dans le cadre d’un déménagement, le tri dans une entreprise concerne également les produits d’entretien, les produits d’hygiène, etc.
Pour réaliser cette tâche complexe, il faut dans un premier temps faire un inventaire de toutes ces affaires qui se trouvent dans les locaux de l’entreprise. Ensuite, selon leur état, le tri peut être fait. À l’issue de cette opération, on sera en mesure de distinguer clairement les affaires qui sont toujours utiles et celles qui sont encombrantes. La deuxième catégorie peut être jetée dans une déchèterie ou recyclée pour une nouvelle utilisation dans l’entreprise ou ailleurs.
Les démarches administratives qui accompagnent le déménagement
Pour déménager son entreprise, certaines formalités administratives sont indispensables.
La déclaration officielle du déménagement
Une fois que les locaux de l’entreprise ont changé, cette dernière doit déclarer officiellement ses nouveaux locaux auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) dont elle dépend. Cette formalité nécessite le dépôt d’un dossier composé :
- du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire au cours de laquelle le transfert du siège social a été décidé,
- d’un exemplaire des statuts de l’entreprise avec la clause qui mentionne la mise à jour du siège social,
- de l’attestation de parution de l’annonce légale de transfert social,
- d’une déclaration de modification remplie sur le formulaire Cerfa n° 11682,
- d’un justificatif d’occupation du nouveau local (facture d’électricité, copie du bail, etc.),
- d’une liste des sièges sociaux antérieurs de l’entreprise (lorsque celle-ci change de département),
Ce dossier de demande d’inscription modificative est nécessaire uniquement lorsque l’entreprise revêt la forme d’une société. Lorsqu’il s’agit d’une entreprise individuelle, il suffira de remplir le formulaire P2 n° 11678, puis de fournir quelques justificatifs. À l’issue de cette démarche, l’entreprise doit recevoir un nouvel extrait K-bis qui porte sa nouvelle adresse.
La gestion des contrats
Au moment du déménagement, l’entreprise a certainement des contrats en cours avec des tiers qui concernent l’ancien bâtiment. Pour assurer la pérennité de la société, ces contrats doivent être analysés pour qu’une décision soit prise concernant leur poursuite ou leur résiliation. Cette opération concerne notamment les contrats d’assurance, de fourniture d’eau et d’énergie.
En ce qui concerne les contrats avec les opérateurs de téléphonie, l’entreprise peut demander un transfert vers son nouveau local sans résilier les abonnements en cours. Il est aussi recommandé de faire une redirection de courrier auprès de la Poste vers le nouveau local de l’entreprise.
La déclaration du déménagement auprès des partenaires à divers niveaux
En dehors des organismes officiels, les partenaires de l’entreprise doivent aussi être informés du déménagement de cette dernière. Néanmoins, il s’agit d’une étape dont la réussite repose en grande partie sur la préparation qui a été faite en amont. Pour avertir les partenaires de l’entreprise, il faut au préalable établir une liste de contacts à joindre. Il peut s’agir de clients, de la banque, de collaborateurs externes, de fournisseurs, de partenaires institutionnels, etc.
Une fois que la liste est complète, il suffit de les informer du déménagement de l’entreprise par courrier ou par e-mail.
La mise à jour des documents administratifs et commerciaux de l’entreprise
Les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise doivent aussi être mis à jour après un déménagement. Cette procédure concerne autant les documents en version papier que ceux sous forme électronique.
Les mentions légales de l’entreprise qui apparaissent sur son site e-commerce ou sur son site vitrine doivent aussi être modifiées au niveau de l’adresse. Il ne faut pas non plus oublier les supports comme : les flyers, les cartes grises, les devis, les cartes de visite, etc.
Que faire si on compte délocaliser son entreprise à l’étranger ?
Lorsque la délocalisation de l’entreprise se fait vers l’étranger, certaines démarches administratives sont nécessaires. Celles-ci dépendent essentiellement de la forme juridique de l’entreprise et du type d’implantation prévue.
Pour une délocalisation externe, il faut :
- obtenir les autorisations commerciales,
- préparer un dossier légal d’implantation,
- inscrire l’entreprise auprès du fisc de la localité dans laquelle elle s’implante,
- ouvrir un compte bancaire pour le compte de l’entreprise.
Il est aussi indispensable de préparer les permis de travail des employés de l’entreprise. Pour une délocalisation prévue dans le même secteur géographique, la validation du transfert seul peut suffire selon les cas. Une estimation du budget nécessaire à la mise en œuvre de ce projet permet de mieux s’y préparer.