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Il existe de nombreuses solutions ERP (Enterprise Resource Planning) pour faciliter la gestion d’une entreprise. Il est très avantageux d’utiliser ces progiciels de gestion intégrée pour de nombreuses raisons, et ce, peu importe le secteur d’activité. Quelles sont les étapes pour mettre en place une solution ERP dans une entreprise ?

Rédiger un cahier des charges ERP

Pour mettre en place une solution ERP dans une entreprise, il est indispensable de rédiger d’abord un cahier des charges. Il s’agit d’un document qui permet de définir de façon claire et fluide les besoins réels et les attentes d’une société en termes de solution ERP. Il contient toutes les difficultés de l’entreprise et les objectifs auxquels doit répondre le logiciel ERP. Le cahier des charges permet donc de déterminer les besoins fonctionnels d’une entreprise. Il constitue la feuille de route durant tout le processus de mise en place de la solution ERP.

Cependant, la rédaction d’un cahier des charges ERP peut prendre du temps et s’avérer chronophage et difficile. Pour cette raison, il est recommandé de mettre en place des réunions de réflexion. Elles permettent de définir les besoins réels de l’entreprise et le contenu du document. Un cahier des charges ERP doit contenir plusieurs mentions importantes. Il est possible de s’inspirer de certains modèles de cahier des charges ERP pour ne pas oublier d’informations essentielles :

  • la présentation de l’entreprise,
  • l’analyse des processus existants,
  • les besoins de l’entreprise,
  • les éventuelles contraintes,
  • les différentes attentes sur la conduite du projet.
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La présentation de l’entreprise est très importante dans un cahier des charges. Cette étape permet au prestataire de comprendre les enjeux de la structure et les difficultés auxquelles elle doit faire face. Pour cela, il faut bien expliquer en quoi consistent les différentes activités de l’entreprise. Parallèlement, l’analyse des processus existants est une étape indispensable dans la rédaction d’un cahier des charges. Les processus doivent être décrits clairement et classés selon leur importance. Il s’agit principalement de présenter les différents flux existants dans la société, les outils utilisés par les employés et les points d’amélioration.

En dehors de ces points, le cahier des charges ERP doit également indiquer de façon très claire les besoins et les problématiques de tous les services de l’entreprise. Cela permet notamment d’avoir une solution ERP sur mesure qui s’adapte bien aux besoins de la société.

Enfin, il est nécessaire de définir les attentes quant à la conduite du projet ERP. À ce niveau, il convient de préciser le planning et les modalités de la phase de choix de l’outil et du prestataire. De même, il est important de prévoir la maintenance qui sera nécessaire une fois le progiciel de gestion intégrée mis en place. Il est possible de faire appel à un professionnel qualifié pour la rédaction du cahier des charges ERP.

solution ERP en entreprise

Comparer différentes solutions ERP

Il existe une gamme variée de logiciels ERP sur le marché. Pour cette raison, il est important de comparer les solutions qui existent afin de choisir celle qui convient et s’adapte le mieux aux besoins de l’entreprise.

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Pour choisir le bon logiciel, il faut préférer un outil conçu pour répondre aux besoins réels du secteur d’activité de la société. Il est bénéfique d’opter pour un logiciel ERP qui présente plusieurs fonctionnalités. Il est également essentiel de choisir un logiciel qui peut fonctionner en synergie avec les autres solutions digitales en place dans l’entreprise.

En dehors de ces points, il est judicieux de choisir un logiciel qui offre une interface simple, sécurisée et facile à utiliser. Il est d’ailleurs possible de développer une solution ERP sur mesure. Pour cela, il faut faire appel à un développeur ou un éditeur après avoir identifié les besoins de l’entreprise. Ce dernier développera un logiciel ERP en fonction des demandes spécifiques de l’entreprise.

Former les employés à l’utilisation de cet ERP

Une fois la solution adoptée, il est indispensable de prendre le temps de former les employés au pilotage de l’outil. Cette formation les aidera à acquérir les compétences nécessaires pour exploiter au mieux le logiciel. Elle leur permettra notamment de prendre rapidement en main l’ERP, de découvrir ses fonctionnalités et de les maîtriser. La formation peut être faite individuellement ou en groupe. Elle dure généralement quelques jours.

La formation peut être faite à distance ou en présentiel. Pour former les employés au pilotage de la solution ERP, il est possible de faire appel à un établissement spécialisé. Toutefois, il faut bien choisir le centre. L’idéal est de choisir un centre certifié. Cela permettra aux employés de bénéficier d’une formation qualitative.